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Recepcionista/Asistente Administrativa - Derecho Sucesorio y Testamentario
Naples
Recepcionista/Asistente Administrativa - Derecho Sucesorio y Testamentario
Tiempo completo • Naples
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Uniformes gratuitos
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
Recepcionista/Asistente Administrativa Rockstar
¿Te apasiona ayudar a la gente?
¿Puedes conectar con la gente con entusiasmo en persona y por teléfono?
¿Has aprendido a pedir cita a personas que te han llamado y han mostrado un gran interés en la empresa para la que trabajas?
¿Tienes el deseo de hacer seguimiento con personas que necesitan ayuda?
¿Te imaginas ir a trabajar cada día sabiendo que estás marcando una diferencia positiva?
¿Has tenido la satisfacción de trabajar en uno de los bufetes de abogados más respetados del suroeste?
.......¡Si respondiste SÍ, entonces te estamos buscando!
Descripción del puesto
En Safe Harbor Law Firm ayudamos a las familias a proteger lo que más importa mediante la planificación patrimonial personalizada y servicios de derecho de personas mayores. Nuestra misión es aportar claridad, confianza y tranquilidad a cada cliente al que atendemos. Con oficinas en Bonita Springs, Naples y Fort Myers, nos apasiona guiar a las familias en las importantes transiciones de la vida con cuidado, compasión y experiencia.
Cuando nuestros posibles clientes nos llaman para pedir ayuda, a menudo están atravesando un periodo emocionalmente difícil. Nuestro equipo de recepcionistas y recepciones ofrece a nuestros posibles clientes la experiencia definitiva. Requiere la combinación adecuada de habilidades comunicativas, empatía y capacidad para preguntar y aclarar la situación.
La Recepcionista/Asistente Administrativa apoya tanto a nuestros equipos de atención al cliente como a los de operaciones internas manteniendo un entorno de oficina pulido, asegurando rutinas diarias fluidas y proporcionando asistencia administrativa a abogados y miembros del equipo. Este puesto requiere puntualidad, organización y una presencia tranquila que ayude a los clientes a sentirse cómodos y apoyados desde el momento en que llegan.
Calendario
- Horario de trabajo: 8:30 AM – 5:00 PM, de lunes a viernes
- Ubicación: FNaples (con viajes ocasionales para tareas coordinadas entre las oficinas de Bonita Springs y Fort Myers)
Roles y responsabilidades
Oficina principal y experiencia del cliente
- Abre la oficina a diario y prepara la recepción, las salas de reuniones y las zonas comunes para la jornada laboral.
- Saluda a todos los clientes y visitantes con calidez, asegurándote de que estén cómodos mientras esperan sus citas.
- Confirma las reuniones iniciales y haz seguimiento de la asistencia o reprogramación de clientes.
- Gestionar los procedimientos de check-in y check-out de los clientes.
-
Manejo y escaneo de documentos
- Gestiona el escaneo de documentos de los clientes en la salida.
- Soporta la purga y archivo de archivos inactivos según se indique.
-
Funciones administrativas y semanales de oficina
- Reponed formularios y materiales de clientes a lo largo de la semana.
- Prepara las carpetas de las reuniones iniciales y las carpetas del taller según lo programado.
- Gestiona las entregas de correo y las entregas en la oficina de correos (1–2 veces por semana).
- Mantener el inventario de suministros y comunicar las necesidades de reabastecimiento al Director de Operaciones.
-
Apoyo General a la Oficina
- Mantén las zonas de recepción y conferencias organizadas, abastecidas y acogedoras en todo momento.
- Apoyar a otros departamentos según sea necesario para asegurar que los asuntos con los clientes avancen sin problemas.
- Informa rápidamente al Director de Operaciones cualquier problema con el equipo, las instalaciones o la programación.
-
Miscelánea
- Apoya al equipo de Recepción respondiendo a llamadas adicionales y programando reuniones iniciales o confirmando citas cuando las líneas estén ocupadas.
- Asistencia con las tareas de testigos durante las firmas de clientes.
- Preparar facturas o cobrar pagos, solo cuando sea necesario.
- Coordina con el equipo de marketing eventos de oficina, talleres o reuniones de equipo (por ejemplo, preparación de carpetas, hojas de registro, refrescos).
- Participar en proyectos administrativos ad hoc asignados por la dirección
- Mantener la flexibilidad para apoyar a abogados o miembros del equipo en asuntos urgentes
-
Habilidades blandas requeridas
- La honestidad es fundamental y un buen carácter ético es esencial
- Me encanta conectar con la gente Me encanta conectar con la gente ·
- Apasionado por ayudar a los demásCapacidad para gestionar múltiples tareas en un entorno acelerado
- Trata una llamada a las 16:30 el viernes con el mismo cuidado y compasión que una del lunes por la mañana
Requisitos adicionales:
· Experiencia profesional en oficina de al menos 2-5 años
· La experiencia en ventas entrantes es un plus
· Experiencia en admisión de otros despachos de abogados
Detalles del beneficio:
· Salario base saludable
· ¡Dos semanas de PTO para empezar!
· ¡Jubilación 401K igualando hasta un 4%!
· Seguro de salud, dental y de visión de primera categoría
Beneficios adicionales de trabajar en el bufete Safe Harbor:
En Safe Harbor Law Firm nos centramos en personas comunes que se preocupan por sus familias a través de una educación fácil de entender. Les explicamos qué tienen, por qué lo tienen y cómo les está ayudando tanto en su vida como después de su fallecimiento. Hacemos lo que decimos. Cumplimos nuestras promesas. No tomamos atajos. Cada miembro de nuestro equipo desempeña un papel importante ayudando a proteger a nuestros clientes y sus familias durante generaciones. Somos una empresa donde la gente está entusiasmada con lo que hace y con quién trabaja. Un lugar donde el liderazgo inspira y promueve a las personas para que sean la mejor versión de sí mismas, tanto personal como profesionalmente. Nuestro equipo dedicado es el núcleo de lo que hacemos.
Compensación: $20.00 - $22.00 por hora
At Safe Harbor Law Firm (formally known as Buff Law Firm PLLC), we focus on estate planning, elder law, and closely related practice areas. Our true focus, however, is helping families plan for and take control of their future. This can involve:
- Ensuring your assets will go to the people you want, when you want, in the manner you want after you pass away
- Preparing for the possibility that you or your spouse will need expensive long-term care—and helping you find ways to pay for it
- Ensuring that people you trust have the authority to make financial and medical decisions on your behalf in the event of incapacity
- Protecting your assets and those of your heirs against threats such as creditors, lawsuits, divorce, the high cost of long-term care, and more
- Guiding your loved ones through the probate and/or trust administration process
Safe Harbor Law Firm has helped families from all walks of life find solutions to challenges like these and many more. We welcome the opportunity to do the same for you. Ultimately, our goal is to help you enjoy the peace of mind that comes from having a plan in place for the future.
(si ya tienes un currículum en Indeed)